משרות והצעות עבודה

מנהלת משרד ועוזרת אישית | Family Office | תל אביב מחפשים מנהלת משרד ועוזרת אישית לתפקיד משולב — ניהול שוטף של המשרד לצד תמיכה אדמיניסטרטיבית ואישית צמודה לבעלת החברה. משרה מלאה עם אחריות רחבה ופוטנציאל התפתחות ממשי. אודותינו - Family Office מוביל בתל אביב, המנהל פעילות השקעות ופילנתרופיה עבור משפחה פרטית. צוות של כ-20 אנשי מקצוע בסביבת עבודה מקצועית ומכבדת. משרה מלאה שנעה בין המשרדים בתל אביב לבית בהרצליה. תחומי אחריות - ניהול משרד • ניהול תפעולי שוטף של משרד בוטיק בן 20 עובדים • ניהול יומנים - תיאום וניהול לוח הזמנים של המנכ"לית ובעלת החברה • תיעוד וארגון - ניהול מסמכים, תיקיות, מערכות SharePoint • ניהול ספקים, חוזים והסכמים - עבודה שוטפת מול מחלקה משפטית • אחריות על תשתיות IT ומחשוב - ניהול קשר מול ספק IT, טיפול בתקלות, ניהול רישיונות • ריכוז תשלומים וחשבוניות - מעקב אחר הוצאות, העברה להנה"ח, ניהול תקציב • ניהול משאבי אנוש - ימי חופש ומחלה, onboarding ו-offboarding • רכש לוגיסטי - ציוד משרדי, הכנת חדרי ישיבות, הגשת כיבוד • רווחת עובדים - ארגון אירועים, חגים, ימי הולדת, טיולי צוות • ניהול פרויקטים מיוחדים מעבר לשוטף, לפי הצורך תחומי אחריות - עוזרת אישית • ניהול מלא של יומן ולוח זמנים אישי ועסקי • מעקב אחר פרויקטים מרובים - ריכוז, מעקב ובקרה, דיווח ותיאום בין גורמים • רכישות ומתנות - חיפוש ספקים, ניהול קשרים, הזמנות והתאמות אישיות • ניהול מסמכים אישיים — דואר, חבילות וחידוש מסמכים רשמיים • תקשורת וסינון - ניהול פניות, תיאום עם צוותים אחרים • פרויקטים מיוחדים - ארגון נסיעות פרטיות, איתור לוקיישנים, פרויקטים ביתיים • תמיכה אדמיניסטרטיבית - טיפול ברישיונות, חידושים, טפסים וכיו'ב

מחפשות את מי שגורמת לכל דבר לקרות מנהלת משרד ואופרציה | מועצת הקבוצות והקהילות המשימתיות | לוד משרה מלאה | 9:00–16:00 עם גמישות דו-כיוונית | לפחות 3 ימים בשבוע במשרד מי אנחנו? מועצת הקבוצות והקהילות המשימתיות היא ארגון המטה של הקבוצות, הגרעינים והקהילות המשימתיות ברחבי ישראל – 15 תנועות וארגונים חברתיים, מעל 18,000 חברות וחברים עם גיוון תרבותי עשיר. הצוות שלנו קטן, מחובר, ועובד בלב ובנשמה. מה מיוחד בתפקיד הזה? תפקיד חדש שנבנה מאפס – אין חפיפה עם עובדת קודמת. את תגיעי עם הניסיון שלך ותיצרי את התפקיד יחד עם מיטל, ראשת המטה. יד ימינה, – מחפשות מישהי שמבינה את התמונה הגדולה, חושבת קדימה, ונעה בנחת מקניית חלב ועד השתתפות בישיבות רבות משתתפים עם חברי ועד. איך נראה היום שלך? • ניהול 15–20 יומנים של חברי מטה, ועד וועדות – תיאום פגישות מורכבות, גנט שנתי, והתראה על עומסים • ניהול שוטף של המשרד – ציוד, ספקים, סביבת עבודה נעימה • הפקת אירועים מקצה לקצה – לוגיסטיקה, הרשמות, תיאום מול חברות הפקה ונוכחות באירוע • ישיבה בפגישות, כתיבת סיכומים, הפקת Action Items ופולו-אפ עד סגירה • איסוף מידע מהתנועות לצרכי דיווח וסיוע אדמיניסטרטיבי למנהל הכספים

Yeda is the tech transfer company of the Weizmann Institute of Science. We identify, protect, and commercialize breakthrough scientific discoveries, translating cutting-edge research into global impact. We are looking for a sharp and proactive Office Manager to join our team. This is a high-visibility, fast-paced position working closely with the leadership and BD teams. The role combines full ownership of office operations, executive calendar management, stakeholder coordination, and employee experience, while offering direct exposure to Israel’s leading innovation ecosystem. The ideal candidate is detail-oriented, people-focused, and hands-on, with the ability to manage multiple priorities in a dynamic environment. ________________________________________ Key Responsibilities Office Management & Executive Support • Manage the day-to-day office operations to ensure a smooth and efficient working environment. • Serve as a welcoming and professional point of contact for guests, partners, and international delegations. • Manage the CEO’s calendar, and support additional team members as needed, including scheduling meetings, prioritization, and coordination with internal and external stakeholders. • Coordinate visits of international delegation. • Work with vendors and service providers, including facilities, IT, cleaning, catering, and office suppliers. • Coordinate meetings, internal events, and office logistics. • Serve as a central administrative support function across departments. • Support administrative and basic budgeting processes related to office operations. Employee Experience • Lead and organize internal events, including team activities, holiday celebrations, and off sites. • Support onboarding logistics for new employees • Continuously identify opportunities to enhance the workplace environment, employee engagement, and organizational culture.

תפקיד: ראש מטה – המיזם להתחדשות דמוגרפית בקריית שמונה מועצת הקבוצות והקהילות המשימתיות (מקו״ם) מזמינה מועמדים/ות לתפקיד ראש מטה במיזם משותף עם משרד הנגב והגליל להתיישבות 150 משפחות בקריית שמונה. על התפקיד: המועמד/ת יוביל/ה את הקמת תשתיות ותהליכים במיזם, עם דגש על: ● ניהול צוות ● בניית נהלים ותהליכי עבודה ● בניית תקציב וניהולו ● תיאום ועבודה עם גורמים חיצוניים (משרדי ממשלה, עיריות וקהילות) ● הובלת קמפיינים לשיווק וגיוס משפחות חדשות

דרוש.ה: מנהלת אדמיניסטרטיבית למשרד עורכי דין – הרצליה פיתוח משרד עורכי דין בוטיקי בתחום נדל״ן איכותי מחפש מנהלת משרד קבועה, אחראית, פרואקטיבית וחייכנית, שתהיה הלב הפועם של המשרד ותצטרף אלינו לטווח ארוך. קצת עלינו אנחנו משרד צעיר, שמתמחה בעסקאות נדל״ן מורכבות, באווירה משפחתית. צוות של ארבעה עורכי דין מחפש מנהלת אדמיניסטרטיבית לתפעול שוטף. מה בתפקיד: • ניהול יומנים ותיאום פגישות (בעיקר של השותפה המנהלת). • קבלת קהל וניהול עמדת קבלה – מענה טלפוני, קבלת אורחים, תיאום, כיבוד וחדרי ישיבות. • ביצוע הגשות במערכות משפטיות (נט המשפט, טאבו, רשם החברות). • טיפול בתשלומים, חשבוניות ומעקב מול רו"ח. • עבודה מול רשויות, ספקים ולקוחות עסקיים. • תפעול ותחזוקת משרד יומיומית (סדר, מטבח, צמחים וכו'). • ניהול בסיסי של עמודי המשרד ברשתות חברתיות.